اما مقصود از صلاحیت، آن است که مامور دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد. برای مثال سردفتر اسناد رسمی به طور اصولی صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولی اصولا صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد. همان‌طور که کارمند اداره ثبت احوال اصولا صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد. از طرفی ممکن است که مامور اصولا صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی از نظر محلی صلاحیت نداشته باشد. برای مثال مامور اداره ثبت اسناد و املاک شهرستان ورامین که وظیفه نقشه‌برداری و یا تحدید حدود املاک ورامین به او واگذار شده، از لحاظ محلي صلاحیت نقشه‌برداری یا تحدید حدود از اراضی شهرستان کازرون را ندارد.

مزایای طلایی اسناد رسمی را بشناسید

از سند رسمي به عنوان دليل موثر در دعاوي ياد كرديم. اما چه وي‍ژگي‌هايي در اين سند وجود دارد كه آن را تبديل به يك سند برّان مي‌كند؟ اگر بخواهیم مزایا و حدود اعتبار اسناد رسمی را احصا کنیم، مي‌توانيم آنها را اين‌گونه دسته‌بندي كنيم:

1- اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم‌کننده و جانشین قانون آنها مانند ورثه آنان معتبر است.

2- تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد. پس اگر آقایان «الف» و «ب» با سند رسمی، اتومبیلی را معامله کنند و سپس «الف» با سند عادی به تاریخ قبل یا بعد از آن با دیگری همان اتومبیل را معامله کند، تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است و نمی‌تواند فقط به استناد سند عادی، اتومبیل را از مالکیت آقای «ب» خارج کند.

3- در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجه نیست و فقط می‌توان نسبت به آن ادعای جعل کرد، زیرا اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمی است. برای مثال اگر «الف» به استناد سند رسمی از آقای «ب» مطالبه وجه کند، آقای «ب» نمی‌تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکردم و منتسب به من نیست، بلکه فقط می‌تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلما بار اثبات این ادعا نیز با اوست و اگر نتواند جعلیت سند رسمی را به اثبات برساند، اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد؛ مگر اینکه ثابت کند که سند به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است، برای مثال وجه آن را پرداخته است.
به اسناد عادی چندان دل نبندید
باید بدانید که در مقابل سند رسمي، سند عادي قرار دارد که مصاديق و نمونه‌هاي آن در اطراف ما بسيار است كافيست سري به اسناد و مدارك موجودمان بزنيم، اجاره‌نامه‌هايي كه در بنگاه املاك تنظيم مي‌شود يك مصداق بارز اين اسناد است. در خصوص اعتبار و ارزش اسناد عادي در دادرسي‌ها بايد گفت که در جریان دادرسی و استنباط قضایی و کشف واقع و تشخیص حق از باطل تفاوتی بین سند رسمی و عادی وجود ندارد. سند عادی در صورتی که اصالت و انتساب آن به صادر‌کننده مسلم باشد، تفاوتی با سند رسمی ندارد و فقط در زمان «درخواست تامین خواسته»، تفاوت سند رسمی و سند عادی آشکار می‌شود. چنانچه ضرورت تامین خواسته از نظر قضایی احراز شود، سند رسمی که بدهی یا موضوع تعهد طرف مقابل به صورت منجز در آن قید شده باشد، بدون تودیع خسارت احتمالی و یا اثبات در معرض تضییع و تفریط بودن خواسته، مورد پذیرش دادگاه قرار خواهد گرفت. تفاوت اساسی سند رسمی با سند عادی در تاریخ آنهاست که تاریخ سند رسمی حتی بر علیه اشخاص ثالث نیز واجد اعتبار است. در صورتی که اعتبار تاریخ سند عادی محدود به تنظیم‌کنندگان آن و ورثه آنها و یا کسی است که به نفع او وصیت شده است.

اصالت سند عادی را باید اثبات کنید
اصولا اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می‌کند و طرف مقابل به صرف انكار كردن، مسئولیتی برای اثبات اصالت سند عادی ندارد. فرض کنیم «الف» به موجب یک سند عادی از آقای «ب» مطالبه مبلغی می‌کند «ب» می‌تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضا نکرده از خود سلب مسئولیت کند و در این حالت آقای «الف» است که باید صحت و اصالت سند عادی را به اثبات برساند.
در دو حال اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را پیدا می‌کنند: حالت اول، شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده است، صدور آن را از جانب خودش تایید کند و حالت دوم در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرار گرفته، از سوی شخص منکر پیشتر به امضا و مهر رسیده است.
چک و سفته اسناد عادی اما معتبر
اسناد را به دو دسته رسمي و عادي تقسيم كرديم و مزاياي هر كدام را نام برديم. اما در ادامه به بررسي برخي اسناد مي‌پردازيم كه وي‍ژگي‌هایي از هر دو شكل اسناد را در خود دارند. در بین اين‌ها چك در حکم سند لازم الاجراست. چک و سفته از جمله اسناد عادی هستند. زیرا تنظیم آنها توسط اشخاصي صورت می‌گیرد که مامور رسمی نیستند و صرف چاپی بودن یک نوشته یا تایپ آن در سربرگ‌های آرم‌دار مانند آنچه که توسط بنگاه‌ها، آژانس‌های املاک یا فروش اتومبیل صورت می‌گیرد، موجب رسمی شدن یک سند نمی‌شود.
البته باید توجه داشت که چک و سفته چنانچه با رعایت مقررات قانوني تنظیم شوند، دارای مزایایی هستند که سایر اسناد عادی از آن برخوردار نیستند. برای مثال دارنده چک می‌تواند برای مطالبه وجه چک به جای آن که به دادگاه مراجعه کند، با رجوع به اداره ثبت اسناد و املاک، همانند اسناد رسمی از مزایای آن بهره‌مند شود و بدون حکم دادگاه آن را به اجرا بگذارد، ولی با این همه ماهیت چک تغییر نمی‌کند و یک سند عادی به شمار می‌آید. با عنایت به آنچه بیان شد، یکی از مطمئن‌ترین طرق برای ایجاد آرامش بین تعاملات افراد و جلوگیری از ایجاد تنش‌های معمول، تنظیم اسناد رسمی است. پاره‌ای اوقات عده‌ای به دلایل مختلف از جمله پرداخت هزینه تنظیم سند رسمی، به امضای اسناد عادی اکتفا می‌کنند که همین مسئله خسارات جبران‌ناپذیری به شخص او و جامعه وارد می‌کند.
تفاوت سند رسمی و سند عادی
از جهات مختلف سند رسمی با سند عادی تفاوت دارد. این جهات را در ذیل شناسایی می نمائیم
۱- سند رسمی ، قدرت اجرائی دارد در حالیکه اصل در اسناد عادی ، عدم قدرت اجرائی است .
۲- تاریخ سند رسمی ، هم از لحاظ اصحاب دعوی و هم از نظر اشخاص ثالث ، معتبر است در حالیکه تاریخ سند عادی ، برای اشخاص ثالث مؤثر نیست .
۳- در مورد سند رسمی ، فقط ادعای جعل قابل طرح است ، در حالیکه سند عادی هم در معرض ادعای جعل بوده و هم قابل تکذیب ( تردید و انکار ) است .
۴- سند رسمی ، تابع تشریفاتی است که از قبل قانون معین کرده ، در حالیکه اصل در سند عادی عدم تشریفات است .
۵- در سند رسمی ، مأمور رسمی دولت در تنظیم آن دخالت دارد ، در حالیکه سند عادی را افراد به هر نحو بخواهند تنظیم می نمایند .
۶ – سند رسمی ، در صورت مفقود شدن ، تهیه رونوشت از آن به سادگی ممکن است ولی با گم شدن سند عادی نمی شود از رونوشت آن استفاده کامل کرد .
شرایط سند رسمی :
برای اینکه سندی رسمی شناخته شود سه شرط لازم است که با هم جمع شوند .
ساواتیه ( Savatier ) می گوید سند رسمی آن است که توسط مأمور رسمی واجد صلاحیت بر وفق مقررات تنظیم شده باشد پلانیول ( Planiol ) می گوید سند رسمی سندی است که وسیله مأمور رسمی در امکنه و شرایطی که قانون به مأمور اجازه می دهد ضمن رعایت تشریفات لازم تهیه شده باشد . این تعاریف با تعریفی که ما از سند رسمی داریم تفاوت قابل توجهی ندارد .
اسناد رسمی را به انواع مختلف تقسیم کرده اند :
اسناد قانونی ، اسناد اداری ، اسناد قضائی ، اسناد تنظیمی در دفاتر ثبت .
الف – اسناد قانونی مثل قانون اساسی ، قوانین عادی ، آئین نامه ها و تصویب نامه ها .
ب – اسناد اداری ، اسنادی است که توسط سازمانهای ادا ری کشور، در حدود وظایف و صلاحیتشان هر روز تنظیم می گردد ، مثل احکام استخدام ، دستور پرداخت حقوق …
ج –اسناد قضائی ، مدارکی که توسط مأمورین دادگستری ، اعم از قضات و کارمندان اداری و همچنین ضابطین دادگستری در حدود صلاحیت آنها بر وفق مقررات تنظیم می شود – احکام دادگاه ها ، قرارها، صورت مجالس تنظیمی مراجع قضائی گزارشات مأمورین ابلاغ و احضار و مأمورین انتظامی در حدود مسائل قضائی .
دخالت مأمور رسمی :
1- تنظیم کننده سند باید مأمور رسمی باشد . مأمور رسمی اعم است از اینکه مستخدم دولت باشد مثل کارمندان ثبت اسناد و اداره آمار و ثبت احوال که اسناد ثبت و اسناد سجلی را تنظیم می کنند و یا مستخدم رسمی دولت نباشد ولی برای تنظیم اسناد رسمی بر طبق قانون مأموریت یافته باشند مثل سر دفتر اسناد رسمی که اسناد مربوط به معاملات و و تعهدات را تنظیم و ثبت می نمایند و سر دفتران ازدواج و طلاق که در این رابطه سند ازدواج و طلاق تنظیم و ثبت می کنند . بنابراین هر گاه کسی بدون داشتن ابلاغ رسمی در تعیین سمت مبادرت به تنظیم سند کند یا کسی که از کار بر کنار شده بعد از بر کناری سند تنظیم نماید ، یا کسی که اصلا ارتباطی با دولت ندارد در نوشتن سند دخالت کند آن سند نمی تواند عنوان رسمی پیدا کند . در مورد دخالت مأمور رسمی منظور این نیست که تمام سند را مأمور بنویسد بلکه حضور و نظارت او و اقدامی که او باید در ارتباط با سند انجام بدهد لازم است .
در دفتر اسناد رسمی منشی سند را می نویسد ولی این نوشتن تحت مراقبت و اطلاع و حضور سر دفتر است چنانکه سر دفتر هویت متعاملین را شخصا و یا وسیله معرف احراز می کند . مأمور رسمی برای تنظیم سند باید در حال اشتغال باشد اگر مأموری که از خدمت منفصل شده یا در حال مرخصی و معذوریت است سند تنظیم کند آن سند رسمی نیست هر چند کسی از این که در حال مرخصی است یا منفصل شده اطلاع نداشته باشد . ملاک ، ابلاغ حکم به او است مثلا سر دفتری ممکن است به حکم محکمه انتظامی سر دفتران برای مدت شش ماه ، معلق گردد تمام اسنادی که در فاصله صدور حکم تعلیق قطعی و ابلاغ حکم به او تنظیم و ثبت می نماید سند رسمی است ، ولی هر گاه بعد از ابلاغ و طی شش ماه تعلیق ، سندی ثبت کند ، چون فاقد سمت می باشد آن سند رسمی نیست. آغاز صلاحیت مأمور هم تابع ابلاغ سمت به او است . سر دفتری که در تدارک مقدمات سر دفتری است ، در حال گرفتن ابلاغ است تا لحظه ای که حکم سر دفتری به او ابلاغ نشده ، دخالت او در تنظیم سند فاقد جنبه رسمی است .
قبل از قانون دفاتر اسناد رسمی ، محاضر شرع ، مرکزی بود برای مردم که اسناد خود را با حضور حاکم شرع تنظیم و او هم سند را مهر می نمود در وضع اسنادی در مراجع قضائی بحث بود و سر انجام شعبه ۳ دیوان کشور در حکم شماره ۱۲- ۳ مورخ ۹/۱۰/۲۱ اعلام داشته اسنادی که قبل از وضوح قانون دفاتر رسمی در محضر علمای مراجع دادگستری تنظیم می شده ، حکم اعتبار اسناد رسمی را دارد .
ابلاغ حکم سر دفتری اقدامات او را رسمیت می بخشد ، هر چند که شرایط واقعی سر دفتری را نداشته و مثلا در آزمایشات مردود شده یا سن او کافی نباشد و اشتباها برای او ابلاغ صادر شده باشد . در مواردی اصحاب دعوی در دادگاه به توافق می رسند و بجای دنبال کردن دعوی سازش نامه ای تنظیم می کنند و این سازش نامه که با حضور و دخالت قاضی دادگاه شکل می یابد سند رسمی است .
در این موارد آرائی از دیوان کشور وجود دارد که نم.منه ای را در ذیل می آوریم که البته اختصاص به نوع خاصی از دادگاه ندارد در حکم شماره ۷۳۷ مورخ ۵/۴/۱۶ شعبه ۳ دیوان کشور چنین آمده « اگر صلحنامه ای در محضر امین دادگاه بخش و مأمور تحقیق دادگاه استان تنظیم شود و ممضی به امضاء مدعی و مورد تصدیق امین دادگاه بخش مزبور در حدود صلاحیت او باشد موافق ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی چنین سندی از اسناد رسمی بوده و درباره طرفین و امضاء کنند گان آن نافذ و معتبر شناخته می شود و دعوی اکراه نسبت به آن مورد نخواهد داشت .

۲- صلاحیت مأمور رسمی :
مأمور رسمی که در تنظیم سند دخالت می کند ، باید صلاحیت قانونی داشته باشد . قوانین وظایف و اختیارات متصدیان امور عمومی را مشخص کرده اند . هر مأمور رسمی باید طبق صلاحیت قانونی خود عمل کند . اداره آمار اسناد مربوط به ولادت و فوت را تنظیم می کند ، اداره ثبت صلاحیت ثبت اسناد و املاک و صلاحیت ثبت شرکت ها و علائم صنعتی و تجاری را دارد و اسناد مربوط به املاک ثبت شده را در دفتر املاک ثبت می کنند . به علاوه هر کدام یک حوزه کار معین دارند مأموری که صلاحیت تنظیم سند را دارد باید در حوزه مشخص و معین که مأموریت دارد عمل نماید مثلا سر دفتر اسناد رسمی تهران که صلاحیت تنظیم و ثبت اسناد رسمی را دارد نمی تواند از حوزه تهران خارج شود و در اصفهان به تنظیم اسناد بپردازد.
صلاحیت محلی سر دفتران برطبق قانون ثبت به آئین نامه واگذر شده بود و در اوایل تأسیس ثبت اسناد هر سر دفتر فقط می توانست معاملات مربوط به ناحیه خود را ثبت نماید اما چون در عمل مشکلاتی را فراهم میساخت صلاحیت محلی به این معنی را ملغی ساختند و دفاتر اسناد رسمی می توانند ، معاملات همه نقاط کشور را ثبت کنند ، یعنی اگر متعاملین به دفتر خانه اسناد رسمی تهران مراجعه کردند ، می توانند هر نوع نقل و انتقال را با سند رسمی انجام بدهند ولو اینکه ملک مربوط به نقاط دیگر کشور باشد . اما دفتر خانه محلی است که سر دفتر برای انجام کار و وظایف دفتری خود معین می کند و به اداره ثبت اسناد محل و مرکز اطلاع می دهد . سر دفتر ابلاغ سر دفتری را برای همان محل دریافت می دارد . سر دفتری که برای اصفهان تعیین شده نمی تواند دفاترش را تهران بیاورد حتی در داخل شهر هم بدون اطلاع و اجازه اداره ثبت نمی تواند محلش را تغییر و به نقطه دیگر شهر انتقال دهد .
بنابر این در مسئله صلاحیت باید به دو نوع صلاحیت توجه شود ، صلاحیت این که اساسا مأموری بر طبق قانون یک دسته از اسناد را تنظیم می کند و دیگر مأمورین چنین صلاحیتی را ندارند و به صلاحیت ذاتی تعبیر می شود ، دوم صلاحیت محلی یعنی اقدام مأمور فقط در حوزه ای که به او اجازه داده شده است می باشد . مأمور انتظامی که در ساری خدمت می کند و در رابطه با دادسرا از متهم تحقیق می کند ، نمی تواند در هنگام مرخصی این وظیفه را در شیراز انجام دهد چرا که شیراز محل خدمتش یعنی محل مأموریت رسمی او نیست .
گاهی مأمور رسمی به حکم قانون در موارد مشخصی از تنظیم سند منع شده ، یعنی صلاحیت او محدود گردیده است اگر خلاف این محدودیت عمل کند سند فاقد جنبه رسمی است . مثلا مطابق ماده ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و قانون سر دفتران و دفتر یاران سال ۱۳۵۴ تصریح شده ، سر دفتران و دفتر یاران نباید اسنادی را که مربوط به خود و یا کسانی که تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت آنها هستند یا با آنها قرابت نسبی یا سببی تا درجه دوم از طبقه سوم دارند یا در خدمت آنها هستند ثبت کنند ، در صوتی که درمحل دفتر خانه دیگری نباشد سند با حضور دادستان شهرستان محلی که دفتر خانه در حوزه آن واقع است یا رئیس دادگاه بخش ( امروز دادگاه عمومی ) یا نماینده آنها با توضیح مراتب در ذیل آن در همان دفتر خانه تنظیم و ثبت خواهد شد .
قانونگذار استحکامی که به سند رسمی داده به لحاظ دخالت مأمور بی طرف و غیر ذینفع دولت در تنظیم سند می باشد . حال اگر مواردی پیش آید که سند مربوط به خودش یا اقوامش باشد و آن سند را ثبت کند ، سند عادی می شود . در عین حال قانونگذار توجه کرده که سر دفتر و نزدیکانش در محلی که فقط یک دفتر خانه موجود است از حق تنظیم سند رسمی محروم نگردند ، چاره اندیشی کرده و حضور دادستان یا رئیس دادگاه یا نماینده قانونی آنها را در این موارد برای رسمیت دان به سند تصریح نموده . عملا اگر چنین مواردی پیدا شود که دفتر خانه منحصر به فرد باشد و اسنادی مربوط به سر دفتر یا نزدیکانش نیاز به ثبت رسمی داشته باشند سر دفتر موضوع را به دادستان ( در حال حاضر رئیس دادگستری ) اعلام و با اعزام نماینده و حضور او سند تنظیم می گردد و حضور نماینده در سند تصریح می شود .
۳- رعایت ضوابط و تشریفات قانونی :
سر دفتر اسناد رسمی ، سر دفتر ازدواج و طلاق ، مأمور ثبت احوال ، مأمور اداره ثبت اسناد و املاک ، مأمور صدور گواهینامه رانندگی ، مأمور صدور گذر نامه و همه مأمورین دیگر سازمانهای دولتی و خدمات عمومی که مأموریت تنظیم اسنادی را به عهده دارند باید طبق قانون و شرایط و مقررات پیش بینی شده برای تنظیم سند مبادرت نمایند و الا از حدود قانون خارج شده و مسئولیت دارند . ضوابط و تشریفاتی را که قانون پیش بینی کرده به یک درجه از اهمیت نیست . بعضی ضوابط و تشریفات به حدی اهمیت دارد که اگر رعایت نشود سند را از رسمیت می اندازد و دسته ای دیگر تأثیری در رسمیت آن ندارند . اینکه چگونه این ضوابط از هم تفکیک گردند به طور منظم و مشخص در قوانین پیش بینی شده اند و در صلاحیت دادگاه ها است که در موارد برخی با اسناد رسمی و ایراداتی که افراد به ضوابط اسناد و عدم رعایت قانون می گیرند توجه کنند و شرایط اساسی ومهم را از غیر مهم تشخیص دهند و رویه قضائی به وجود آورند . مع الوصف پاره ای از قوانین چنین تفکیکی را صورت داده اند و اصولا با ماده ۱۲۹۴ ق م این تقسیم و تفکیک حاصل شده است که می گوید : « عدم رعایت مقررات راجع به حق تمبر که به اسناد تعلق می گیرد سند را از رسمیت خارج نمی کند ».


کپی رایت © 2020 - الهام آریان کیان | طراحی سایت دارکوب - میزبانی هاست دارکوب